Tento dokument je zaměřený na současné trendy a dlouhodobé zkušenosti pro výběr dodavatele konzultačních služeb (HW) s ohledem na komplexitu a specifiku tohoto segmentu.

Předpokládáme, že komunikace mezi správcem rozpočtové kapitoly (SRK) a oddělením nákupu (PROC) není zcela otevřená a funkční. Přestože je ve firmách obecně deklarována snaha o spolupráci mezi odděleními, včasnou výměnu informací a otevřenou komunikaci, respekt k těmto firemním zásadám, procesům a kompetencím je diskutabilní. Tato skutečnost může výrazným způsobem limitovat plnou implementaci zvolené strategie a to zejména v organizacích, kde PROC nemá pevnou pozici, plnou podporu managementu nebo jasně definované a vykonavatelné kompetence. V těchto případech tedy doporučujeme řídit tento segment jako taktickou komoditu, což je způsob optativy, který je bližší realitě (pozn. taktický nákup je vnímán jako nákup bez dlouhodobé koncepce nebo strategie, tedy nákup případ od případu).

Tento dokument popisuje určité zásady a elementy, které mají přímý vliv na cenu a kvalitu nakupovaného HW a tím vytváří prostor nejen pro PROC, ale vzájemným pochopením uvedených principů může být přínosný i pro dodavatele. Právě toto porozumění a schopnost vnímat argumenty druhé strany je v tomto segmentu naprosto klíčovým elementem pro efektivní nákup HW a současně, pro dodavatele generuje možnost otevřené komunikace a navázání kvalitnějších vztahů se zákazníkem.

Pokud tedy není pozice PROC na odpovídající úrovni, je dobrým startovacím bodem koncentrace úsilí na QM a zavedené procesů vztažených k řízení dodavatelů a prostřednictvím nezbytné diskuze tak účelově navázat bližší kontakt se SRK i dodavatelem. Sdílením informací lze následně docílit stavu, kdy bude možné zahájit práce na vytvoření interních katalogů / databází průběžně požadovaných produktů a pozic. K případnému vytvoření nákupní strategie nákupu HW budou tyto činnosti důležitým zdrojem informací.

Popis a specifika segmentu

Prvním krokem tedy je vlastní definice HW:

Z pohledu členění podle CPO/AP je HW definován jako standardní produkt pro funkcionalitu serverů všech typů, storage (datová úložiště) všech typů a koncových stanic všech typů. Ve velké míře se tedy jedná o produkty, které jsou nakupovány ve specifických případech nebo v rámci jmenovitého projektu, tedy nikoliv o průběžně dodávané produkty (koncové stanice mohou být po dohodě dodávány na bázi průběžné výměny nebo modelem operativního leasingu nebo outsourcingu).

Tato definice evokuje otázku, zda vůbec může být tento segment považován jako strategický. Je bohužel obecným jevem, že právě PROC mnohdy nadhodnocuje některé segmenty, tzn. že je kvalifikuje jako strategické, přestože je mnoho důvodů, proč je považovat za taktické. Častým důvodem pro toto překvalifikování je snaha o určitou standardizaci postupů při výběru dodavatele a celkového způsobu managementu tohoto segmentu, nebo zjednodušený pohled na realizovaný finanční objem. Cílem PROC je mnohdy snaha přesvědčit management firmy o síle a schopnosti PROC tento segment plnohodnotně řídit. Je však skutečností, že pouze ryze strategické segmenty mohou být řízeny jako strategické, a naopak, není žádný důvod podceňovat ty segmenty, které jsou řízeny jako taktické.

Tato sebereflexe by měla být proto prvním krokem, který každá organizace nebo firma udělá a to zejména v případech, kdy v minulosti selhala v této oblasti jakákoliv snaha nějakou strategii vytvořit nebo implementovat. Oddělení PROC by tedy mělo primárně projednat s managementem, zda je tento přístup k nákupu HW akceptován a respektován.

Taktický nákup versus strategický nákup

Taktický nákup je víceméně izolované rozhodnutí PROC, které je reakcí na momentální požadavek. Strategický nákup je výsledkem procesu, který reflektuje interní záměry i externí vlivy a pod. Strategický nákup tedy není prostou reakcí na aktuální potřeby a požadavky.

Hardware

Jedny ze zásadních parametrů, které ovlivňují cenové a mnohdy i další komerční podmínky dodávek v tomto segmentu, jsou výkonové a fyzické parametry.

Výkonové parametry HW komponent:

• CPU (všechny související parametry): výrobce + model, počet jader, frekvence, velikost cache, možnost přetaktování až do jaké frekvence

podstatná KPIs pro tuto komponentu:

počet jader: 1 (levná PC) až 30 (nejvýkonnější serverové CPU), typicky 2 až 4 pro PC, 4 až 8 pro servery

frekvence CPU: 1,5 GHz (levná PC, tablety a smartphony) až 5 GHz (nejvýkonnější serverové CPU), typicky kolem 2 GHz až 3,5 GHz

velikost cache: od 2 MBytes (levná PC) až 32 MBytes (serverové CPU)

• HD: typ (mechanický – SSD), připojení (konektor – SATA, mSATA, SAS, M.2, Fibre Channel, aj.), kapacita, výkon read/write špičkový/trvalý (MB/s), životnost (obzvlášť u SSD), otáčky/minutu = RPM = Revolution per Minute (podstatné jen u točivých diskových pamětí – běžné 7200 ot/min, výkonné 10.000 neboli 10K ot/min, 15K ot/min)

podstatná KPIs pro tuto komponentu:

typ připojení: SATA (pro stolní PC), mSATA/M.2 (pro notebooky), SAS / Fibre Channel (pro servery a disková pole)

kapacita: od 32 GBytes (pro SSD disky jako akcelerátor běhu operačního systému) před 128 GBytes (SSD disky v notebooku), 500 GBytes pro běžná PC, 1 TeraByte (dobře vybavená PC), 2-4 TeraBytes točivé disky běžných rychlostí (PC pro ukládání skenovaných dokumentů, videa, hudby, aj.), 2-4 TeraBytes točivé disky vysokých rychlostí 10K nebo 15K RPM (pro výkonné servery a disková pole) až po 10 TeraBytes běžných rychlostí (disková úložiště NAS pro ukládání skenovaných dokumentů, videa, hudby, aj.)

spolehlivost / životnost: kolem 1 mil. hodin MTBF (=Mean Time Between Failure), životnost u serverů 3 roky (potom výměna, i když nevykazuje chyby), u PC/notebooků až 10 roků

• RAM: typ a patice paměťového modulu, základní velikost a maximální rozšíření, typ (rychlost nebo frekvence), ochrana proti chybám (ECC – Error Correction Code)

podstatná KPIs pro tuto komponentu:

obecně: kompatibilita s daným zařízením (pro rozšíření RAM u daného zařízení)

typ paměťového modulu: DDR3, DDR4, SD-RAM, …

patice paměťového modulu: SIMM, DIMM, SODIMM,

rychlost / frekvence paměti: 10.660 MBytes/s, 16.000 MBytes/s / 1333 MHz, 2400 MHz a více

opravný kód (ECC = Error Correction Code): ano / ne

• architektura

servery + PC: počet CPU (patic), typ hlavní sběrnice (standardní PC, cross-bar multiprocesorová, aj.)

storage: typ diskového pole (NAS, SAN, etc.), latence, výkon (IOPS nebo bandwidth), kapacita min-max

• speciální benchmarky (aplikační software testující výkon v dané oblasti – procesorová část a RAM, diskové úložiště, …): velmi vhodné pro specifické užití HW zařízení

podstatná KPIs pro tuto komponentu:

databázový výkon (pro běžné podnikové aplikace typu ERP = podnikový informační systém): TPM (databázových transakcí za minutu), I/O read nebo IO write,

grafický výkon (pro CAD stanice, simulace nebo hry): xxx

matematický výkon (pro superpočítače pro výzkumné a vývojové laboratoře): GigaFLOPS / TeraFLOPS / PetaFLOPS (miliard / bilionů / tisíc bilionů operací v plovoucí čárce), MegaWhetstones (test matematického výkonu)

Fyzické parametry HW komponent

• rozměry (výška): Š x V x D nebo výška zařízení do Racku v jednotkách „U“ (1U, 2U, 5U, … – 1U = 1,75“ = 44,45 mm (velikost zařízení v „U“ je velmi důležitá pro serverovou technologii).
• hmotnost: podstatná pro únosnost stropu datacentra nebo serverové místnosti
• konektor / interface: RJ45 (pro LAN), USB,
• elektrické parametry: napájecí napětí (V), příkon (W / kW) – příkon je velmi podstatný, aby daná lokalita měla rezervu v příkonu pro dané zařízení vč. síly jističů (ampéry)

podstatná KPIs pro tuto komponentu: servery: servery typu „žiletka“ (viz kap. 3.3.) od několika stovek Wattů až po jednotky kW příkonu pro velké podnikové servery.

• tvar pouzdra: Rack, samostatně stojící pouzdro (standalone / tower), All-in-One (integrované řešení PC v pouzdru monitoru)
• grafické rozlišení (adaptér / monitor): podstatné hlavně pro grafické stanice (CAD navrhování, mapy/GIS, aj.)

podstatná KPIs pro tuto komponentu:

základní / minimální: 1366 x 768 pixelů

typické: 1920 x 1080 pixelů (FullHD)

vysoké: 4K (3840 x 2160 pixelů), WQXGA (2560 x 1600 pixelů)

• dostupnost (0,9999…): velmi podstatný parametr pro podnikové aplikace

podstatná KPIs pro tuto komponentu: servery: typicky 0,999, špičkové pro nepřetržitý provoz 0,99999

• střední doba mezi poruchami (MTBF): velmi podstatný parametr pro podnikové aplikace

podstatná KPIs pro tuto komponentu: servery: 50.000 až 100.000 hodin

Pro daný účel pořizování HW je nutné stanovit (odborem ICT) požadované parametry.

Někdy je snaha ovlivnit nákup od konkrétní firmy (de-facto bez soutěže) tím, že se uvedou parametry (nebo i název technologie), které splňuje jen jediný dodavatel (pak je VELMI důležité si tyto parametry obhájit, což je možné) jde o firemně vázanou technologii.

Základní členění jednotlivých komodit HW zařízení

Servery

Standalone (samostatně stojící server – Tower, Minitower, Microtower)

Jedno- nebo dvouprocesorové (každý procesor může mít více jader – až 16 jader, což je někdy podstatné pro licenční model nákupu licence na software)

Dvoudiskové nebo vícediskové (až 10 disků v pouzdru serveru), RAID ochrana ano/ne

Počet připojení k síti LAN (počet konektorů RJ45)

• Rack-mount (standardní 19“ skříň pro serverovny nebo datacentra)

Výška serveru v jednotkách „U“ – je podstatná pro účel využití a pro potřebný počet těchto HW zařízení. Velmi prostorově úsporným serverům s nejnižší výškou 1U se slangově říká „žiletky“. Naopak podnikové mimořádně vysoce výkonné servery mohou být i kolem 10U výšky s vestavěným diskovým polem.

• Converged Infrastructure

Moderní směr realizace serverů kombinovaných s diskovými poli, kdy je v jednom pouzdru (10U až 15U) např. 6 silně propojených serverů typů „žiletka“ s diskovým polem, a toto všechno pod jednou správou (administrací). Jde o firemně vázané technologie.

• Mainframe

Nejvyšší stupeň podnikových serverů – kategorie sama pro sebe. Jedná se o mimořádně spolehlivé a výkonné servery pro nejnáročnější potřeby. Cena nebývá již dnes tak vysoká, jak bývala před 10 roky, a často se pohybuje níže než jsou největší podnikové rack-mount servery.

Storage

• Diskové pole

NAS – „síťový disk“ pro ukládání individuálních dokumentů uživateli nebo jako sdílený disk pro firemní dokumentaci, apod.

SAN – datové úložiště vysokého výkonu pro zpracovávání databázových operací

• Jiné typy diskového úložiště

Doplňující disky do již vlastněných serverů za účelem rozšíření kapacity

Externí disky pro účely zálohování jednotlivých pracovišť (PC)

Externí disky pro přenášení souborů dokumentace) individuálního charakteru – tzv. FlashDisky, apod.

Koncové stanice

• Osobní počítač – samostatný (PC, není určen k přenášení)

Pouzdro buď malé (kancelářské použití s malou možností rozšíření) nebo velké (až Tower – pro použití jako grafické stanice pro grafiky, projektanty, apod. s vysokou mírou rozšiřování)

Procesory od 1x CPU s malým výkonem (pouze pro kancelářské práce) nebo s až 4x CPU + výkonný grafický adaptér pro vysoce výkonné grafické stanice

Ostatní parametry jsou poměrně obvyklé – 1x disk obvykle mechanický (točivý), RAM dostatečná pro kancelářské použití, 1x připojení k síti (buď kabelem a konektorem RJ45 nebo jen WiFi bezdrátové), několik připojení typu USB (tiskárna, skener, …)

• Osobní počítač – integrovaný (All-in-One) s omezenou možností rozšíření

Liší se obvykle jen velikostí monitoru – jde o typické PC pro kancelářské použití s hlavní výhodou minimum „nepořádku“ na stole vlivem kabelů, pouzdra PC, propojení na tiskárnu a skener, apod. Jsou obvykle dražší a méně rozšiřitelné.

• Notebooky (plnohodnotná PC, přenosná a malými rozměry a vahou a provozem na baterie)

Velikost interního monitoru – 10“, 13“, 14“, 15“ nebo 17“ (typické velikosti). Tzv. „manažerské“ notebooky (kategorie „ultrabooky“) jsou malé (dané monitorem 13“) a lehké (pod 1,5 kg) notebooky s plným výkonem a z důvodu technologie jsou dražší než normální notebooky.

• Tablety (velmi malý a lehký notebook bez klávesnice a jiných mechanických dílů

Vhodný pro konzumaci informací (čtení při minimu vkládaných informací), nikoliv pro pořizování velkého množství informací (editace textů, apod.), obvykle mají jiné typy operačního systému, takže jsou nekompatibilní na běžná PC nebo notebooky)

Operační systém – iOS (jen Apple) nebo Android (mnoho dodavatelů) nebo MS Windows (mnoho dodavatelů)

Velikost displeje – cca 7“ (minitablety), 9-10“ (obvyklá velikost), 12-13“ (profesionální)

Příslušenství k serverům, storage a ke koncovým stanicím

• Monitory
• Disky
• Vstupní/výstupní zařízení – tiskárny, skenery, multifunkce, myši,
• Projektory
• RAM moduly
• Záložní zdroje napájení (UPS)
• KVM přepínače (KVM = Keyboard/Video/Mouse) pro ovládání více než 1 serveru v Rack skříni (úspora prostoru)
• Pokladny (možno i jako kombinovaně PC + pokladní část)
• Reproduktory

Poznámka:

Chytré mobilní telefony („smartphony“) jsou v podstatě zařízení kategorie „tablet“ – velkým smartphonům resp. malým tabletům (displej 6“ až 7“) se někdy říká „phablet“= PHone + tABLET. Jedná se o plnohodnotné počítače (koncové stanice) se silnou stránkou podpory telefonních hovorů a se všemi výhodami a slabinami ostatních koncových stanic – otázka bezpečnosti informací, nutnost upgrade operačního systému, přenos uživatelských dat na nové zařízení, zálohování uživatelských dat, apod.

Ceny

Jednou z prvních a obvyklých otázek PROC je dotaz na cenu daného zařízení (orientační). Taková informace může identifikovat zhruba kategorii daného HW zařízení, nicméně je naprosto nevypovídajícím číslem, které, pokud je vnímáno jako jediný a konečný parametr pro výběr HW zařízení, může způsobit značné škody. Cenu je proto nezbytné chápat v kontextu s požadovanými parametry HW zařízení, jeho kvality, ujednaných servisních podmínek včetně záruční doby a rozsahu záruky, vedlejších nákladů firmy, možných rizik atd.

Publikované versus dosažené ceny

Pokud bychom vzali v úvahu aktuální a konkurenceschopné sazby na trhu (fair market price) a ty aplikovali na ujednaný obchodní model, bývá fakturovaná částka obvykle nižší. Lze reálně uvažovat cca 20% snížení, které může být dosaženo obchodním jednáním, nebo reálně spočítaným objemem (počet) požadovaného HW zařízení. Z hlediska typu nakupovaných HW zařízení lze, na základě zkušeností, potvrdit, ze nejvyššího rozdílu (kalkulovaná versus fakturovaná cena) lze dosáhnout u vyššího počtu HW zařízení (množstevní sleva) nebo naopak u unikátního HW zařízení s vysokou základní cenou. Vysoké úspory lze dosáhnout také v rámci možnosti a ochoty být uveden jako referenční dodávka, což je podstatné u novinky na trhu. To znamená, že PROC má důvod pro průběžné jednání s dodavatelem a prostor ke snížení konečné ceny.

Vztah ceny a kvality

Cena je bezpochyby podstatné kritérium, které výrazně ovlivňuje konečné rozhodnutí o výběru dodavatele. Nicméně je to pouze určitá metrika, která nás může nasměrovat k důležitějším parametrům, které mohou mít větší váhu ovlivňující konečné rozhodnutí. Tedy, je cena, jako samostatně prezentované číslo, dostatečně vypovídající údaj? Co takové číslo vypovídá o kvalitě zboží nebo služeb dodavatele? Je cena odpovídající přínosu? Je nabídnutá cena odpovídající nebo pokusem dodavatele docílit maximální zisk nebo dokonce pokusem o náhradu dosavadního dodavatele, který může být navíc spolehlivý a osvědčený, což znamená určitou cenovou úroveň? Viz známý dodavatelský trik: „nikdo není schopen vám dodat to, co já jsem ochoten vám slíbit“ – obvykle se po první dodávce a podepsání dlouhodobého kontraktu ukáže, že ceny se vrátily na původní úroveň, ale s jiným (agresivním) dodavatelem. Obchodní a dopravní podmínky mohou taktéž ovlivnit cenu ve smyslu konečné ceny, kterou zákazník zaplatí.

V některých případech může být cena HW zařízení odvozena od dosažení určitého výsledku (výkonnostní parametry, ověřované při akceptační proceduře). Tím je možno se chránit před „papírovými parametry“ daného HW zařízení. Často se provádí před finálním rozhodnutí o konkrétním HW zařízení testy ověřující kvalitu nabízeného HW zařízení – tzv. Proof of Concept (PoC), tj. dodavatel je povinen na vlastní náklady (odměna za PoC není obvyklá) dočasně poskytnout dané HW zařízení a prokázat jeho kvalitu v provozu.

Specifika segmentu

Hlavním očekáváním PROC je, zcela jistě, ukázat cesty k úsporám, zvýšení kvality a dalších KPI. Jak jsme již uvedli, segment HW je velmi specifický a to díky neustálému a rychlému vývoji všech typů HW zařízení, takže se parametry výběru mohou rychle měnit (např. podstatně v každém roce). Velmi podstatné je vzít v úvahu tzv. morální zastarávání, kdy HW zařízení sice spolehlivě funguje, ale není možno na něj nainstalovat nové verze software (některé platformy prostě dodavatel software přestane podporovat) nebo naopak instalací nového software (obvykle operačního systému) přestane být HW zařízení reálně použitelné, protože daná nová verze software má podstatně vyšší nároky na výkon HW zařízení.

Kalkulace ceny

Cenový model:

1. jednorázová úhrada ceny
2. splátkový prodej s finálním převedením HW zařízení do majetku zákazníka za zůstatkovou cenu (1,- CZK nebo jiná)
3. splátkový prodej BEZ finálního převodu HW zařízení  do majetku zákazníka

Velmi podstatné jsou při všech modelech kalkulace ceny služby a záruky, které jsou zahrnuty v ceně. Jde např. o bezplatnou výměnu zařízení při závadě nezpůsobené důvody ležícími na straně zákazníka (nevhodné ovládání pracovníky, apod.) nebo dobu odstranění závady (ne jenom „doba nástupu na opravu“, tj. její zahájení).