Segment IT služby a řešení je zaměřen na komplexní dodávku služeb a řešení.

Základní charakteristika oblasti služeb:

• kontinuální poskytování definované služby po dobu trvání smlouvy, kdy toto období a předmět je definován smlouvou. Smlouva nejčastěji končí uplynutím definovaného období.

Základní charakteristika dodávky řešení:

• ve většině případů se jedná o dodávku určitého celku (HW, SW, kombinace, implementace), kdy tento celek (předmět) je definovaný smlouvou a smlouva nejčastěji končí převzetím daného celku.

Hlavní rizika segmentu formou otevřených otázek

V praxi se ukazuje, že největší rizika při pořizování služeb nebo dodávek v oblasti IT jsou následující :

Je dostatečně definovaný předmět?

Jsou správné odhady a představy ve finanční / nákladové oblasti a způsobu zajištění financování?

Jsou dostatečně definované přejímací podmínky a procedury?

Výše uvedené rozdělení je nutné brát jako ilustrační, protože praxe přináší různé kombinace dodávky služeb a řešení podle aktuálních požadavků a možností zákazníka, případně různé kombinace dané i způsobem finančního zajištění uvedených činností a dodávek.

Jedním z nejčastějších problému v oblasti definice předmětu v oblasti IT je často způsobený faktem, že na straně zákazníka dochází k úvodní definici požadavků na straně business zadavatele v omezené spolupráci s IT a následné zajištění smlouvy procurementem. Ne vždy si všechna tři uvedené oddělení plně rozumí, velice zřídka spolu spolupracují a koordinují svoje činnosti. Pomíjíme fakt, že velice často i mluví jiným jazykem a zde nemáme na mysli češtinu nebo angličtinu, ale výrazový slovník v jakémkoliv jazyce.

Vlastní specifikace v pokud možno co nejpodrobnější formě pomáhá prakticky všem zúčastněným stranám – jak na straně zákazníka, tak na straně dodavatele. Dodavatelům navíc umožňuje co nejpřesněji stanovit cenu a minimalizovat cenový rozptyl (častý problém výběrových řízení, kdy vzhledem k tomu, že není přesně specifikovaný předmět, cenové nabídky potenciálních dodavatelů se zásadním způsobem liší, někdy i násobně).

Obchodní požadavky a specifikace

Termíny

V této oblasti je potřeba plánovat dodávku s určitou časovou rezervou a s reálnými termíny. Myšlenka, že „zrychlit dodavatele“ například formou drastických pokut za časové nedodání velice často nefunguje. Zvláště v těch případech, kdy je nutná vysoká součinnost zadavatele.

Uhrazení dodávky, financování

Zde se ukazuje jako vhodné, definovat dílčí části dodávky, jejich dílčí cenu a postupně je přebírat, uhradit a v souladu se smlouvou i převést práva k dílu (dodávce). Minimalizuje je s tím případná neschopnost dodavatele dodat plné dílo (samozřejmě… zde je nutné situaci vyhodnotit případ od případu).

O financování bude pojednávat samostatná část na webu (způsoby financování, výhody, nevýhody apod.)

Způsob vlastního dodání dodávky

Součinnost

Specificky u komplexnějších dodávek (ale nemusí to být pravidlem) je nutné definovat součinnost obou stran (zadavatele a dodavatele). Ať již v podobě úplných drobností (místo dodání, přístup na místo dodání), tak třeba různé konzultace v průběhu dodávky, definice legislativního rámce, interní znalost prostředí apod. Součinnost je potřeba definovat jak obsahově, tak z pohledu rozsahu.

Způsob převzetí dodávky

Akceptační řízení

V rámci výběrového řízení (a následně smlouvy) je maximálně vhodné definovat, jakou formou proběhne vlastní předání (akceptace) služby nebo díla. Častou chybou v této oblasti je, že nejsou dopředu definována dostatečně přesně kriteria, na základě kterých dojde k převzetí služby nebo dodávky. Tento fakt pak komplikuje jak vlastní dodávku, tak převzetí dodávky. Bod plně souvisí s bodem 4), kdy pro vlastní dodávku i akceptaci je nutné v maximální míře definovat co je předmětem dodávky.

U komplexnějších dodávek je vhodné též stanovit konkrétní podmínky akceptace  – kategorie chyb, počty chyb, při kterých ještě dojde a akceptaci a formu vypořádání chyb (případně třeba kombinovaně s určitým finančním zádržným).

Následné plnění vyplývající z uzavřené smlouvy (např. záruka)

Smlouva by měla jasně a nezpochybnitelně definovat, který okamžikem počíná běžet záruka a jak je dlouhá. Zvláště u dodávek, které jsou přebírány postupně, některé části jsou již v rutinním provozu a některé ještě ne, je nutné dbát velké pozornosti, aby bylo přesně a nezpochybnitelně stanovené, od kdy na kterou část dodávky začíná běžet záruční doba.

Více informací, možnost zaslat dotaz nebo iniciovat diskuzi na Vaše téma získáte v placené verzi.

Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit.  Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.