Segment IT služby a řešení je zaměřen na komplexní dodávku služeb a řešení.
Základní charakteristika oblasti služeb:
Základní charakteristika dodávky řešení:
Hlavní rizika segmentu formou otevřených otázek
V praxi se ukazuje, že největší rizika při pořizování služeb nebo dodávek v oblasti IT jsou následující :
Je dostatečně definovaný předmět?
Jsou správné odhady a představy ve finanční / nákladové oblasti a způsobu zajištění financování?
Jsou dostatečně definované přejímací podmínky a procedury?
Výše uvedené rozdělení je nutné brát jako ilustrační, protože praxe přináší různé kombinace dodávky služeb a řešení podle aktuálních požadavků a možností zákazníka, případně různé kombinace dané i způsobem finančního zajištění uvedených činností a dodávek.
Jedním z nejčastějších problému v oblasti definice předmětu v oblasti IT je často způsobený faktem, že na straně zákazníka dochází k úvodní definici požadavků na straně business zadavatele v omezené spolupráci s IT a následné zajištění smlouvy procurementem. Ne vždy si všechna tři uvedené oddělení plně rozumí, velice zřídka spolu spolupracují a koordinují svoje činnosti. Pomíjíme fakt, že velice často i mluví jiným jazykem a zde nemáme na mysli češtinu nebo angličtinu, ale výrazový slovník v jakémkoliv jazyce.
Vlastní specifikace v pokud možno co nejpodrobnější formě pomáhá prakticky všem zúčastněným stranám – jak na straně zákazníka, tak na straně dodavatele. Dodavatelům navíc umožňuje co nejpřesněji stanovit cenu a minimalizovat cenový rozptyl (častý problém výběrových řízení, kdy vzhledem k tomu, že není přesně specifikovaný předmět, cenové nabídky potenciálních dodavatelů se zásadním způsobem liší, někdy i násobně).
Obchodní požadavky a specifikace
Termíny
V této oblasti je potřeba plánovat dodávku s určitou časovou rezervou a s reálnými termíny. Myšlenka, že „zrychlit dodavatele“ například formou drastických pokut za časové nedodání velice často nefunguje. Zvláště v těch případech, kdy je nutná vysoká součinnost zadavatele.
Uhrazení dodávky, financování
Zde se ukazuje jako vhodné, definovat dílčí části dodávky, jejich dílčí cenu a postupně je přebírat, uhradit a v souladu se smlouvou i převést práva k dílu (dodávce). Minimalizuje je s tím případná neschopnost dodavatele dodat plné dílo (samozřejmě… zde je nutné situaci vyhodnotit případ od případu).
O financování bude pojednávat samostatná část na webu (způsoby financování, výhody, nevýhody apod.)
Způsob vlastního dodání dodávky
Součinnost
Specificky u komplexnějších dodávek (ale nemusí to být pravidlem) je nutné definovat součinnost obou stran (zadavatele a dodavatele). Ať již v podobě úplných drobností (místo dodání, přístup na místo dodání), tak třeba různé konzultace v průběhu dodávky, definice legislativního rámce, interní znalost prostředí apod. Součinnost je potřeba definovat jak obsahově, tak z pohledu rozsahu.
Způsob převzetí dodávky
Akceptační řízení
V rámci výběrového řízení (a následně smlouvy) je maximálně vhodné definovat, jakou formou proběhne vlastní předání (akceptace) služby nebo díla. Častou chybou v této oblasti je, že nejsou dopředu definována dostatečně přesně kriteria, na základě kterých dojde k převzetí služby nebo dodávky. Tento fakt pak komplikuje jak vlastní dodávku, tak převzetí dodávky. Bod plně souvisí s bodem 4), kdy pro vlastní dodávku i akceptaci je nutné v maximální míře definovat co je předmětem dodávky.
U komplexnějších dodávek je vhodné též stanovit konkrétní podmínky akceptace – kategorie chyb, počty chyb, při kterých ještě dojde a akceptaci a formu vypořádání chyb (případně třeba kombinovaně s určitým finančním zádržným).
Následné plnění vyplývající z uzavřené smlouvy (např. záruka)
Smlouva by měla jasně a nezpochybnitelně definovat, který okamžikem počíná běžet záruka a jak je dlouhá. Zvláště u dodávek, které jsou přebírány postupně, některé části jsou již v rutinním provozu a některé ještě ne, je nutné dbát velké pozornosti, aby bylo přesně a nezpochybnitelně stanovené, od kdy na kterou část dodávky začíná běžet záruční doba.
Více informací, možnost zaslat dotaz nebo iniciovat diskuzi na Vaše téma získáte v placené verzi.
Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit. Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.
Designed by Pavel Podolský - Powered by Wordpress
Copyright © 2016 Asociace procurementu. All rights reserved.