Close

Eventy, konference, společenské akce

Úvod

Tato komodita zahrnuje kompletní organizaci eventů, konferencí a společenských akcí. Skládá se z jednotlivých dílčích služeb, jako jsou:

  • zajištění občerstvení a cateringu
  • pronájem prostor
  • audio – video service
  • doprovodný program, marketing
  • příprava a tisk materiálů
  • marketingobé a dárkové předměty
  • překladatelské a tlumočnické služby
  • služby fotografa a další

Základním pilířem pro organizování jakékoliv společenské akce je catering.

Zajištění cateringu již dávno není pouze o  poskytování gastronomických služeb, které jsou sice stále na prvním místě, ale je to i o poskytování nezbytných doplňkových služeb, které dělají akci společenskou záležitostí.  Jedná se o kombinaci dodávek (jídla, pití) a služeb s tím spojených. Čím dál víc společností (zákazníků) využívá kompletní služby cateringových firem, především jejich služby tzv. „na klíč“. Šetří tím čas s organizací akcí,  která skutečně není jednoduchá, ale především  berou na sebe veškerou zodpovědnost s perfektním zajištěním celé akce.

Historický vývoj komodity

Jako všechny ostatní komodity, i catering zaznamenal v poslední době svůj zásadní vývoj. Lidi začínají mít větší povědomí o „zdravých“ a „nezdravých“ potravinách, díky větší informovanosti a rozvoji cestovního ruchu proniká k nám čím dál víc zahraničních vlivů jednak ve vaření, tak i dovozu nových potravin, nebo receptů. Mění se i způsob přípravy jídel, co souvisí s rychlým nárůstem nových a moderních technologií a postupů. Na našem stravování má nemalý podíl i náš momentální způsob života a životní styl (sedavý způsob zaměstnání, stres, využití volného času apod.), kterému musí být přizpůsoben i přísun vhodných a kvalitních potravin. S novinkami je potřeba se rychle ztotož a velmi aktivně na ně reagovat.

Základní předpoklady pro úspěšné zoorganizování akcí

Jasné a komlexní zadání požadavku klienta, kde je nutná specifikace veškerých detailů  plánované akce, analýza potřeb a možností klienta, hlavně finančních.

Vhodně zvolená úroveň zajišťované akce – musí odpovídat adekvátní cílové skupině z hlediska skladby jídla, společenských prostor, doprovodního programu, případných dárků , tzn. vhodná volba celkového designu.

Rozdělení a způsoby organizování akcí

Způsob organizování jkaždé akce  vychází z její hlavní myšlenky, nebo-li podstaty akce.

Podle zvoleného typu akce se zvolí í forma stolování :

  • večeře je dominantní částí večera (akce) – banket, galavečeře. Jedná se o profesionálně-protokolární pojetí akce s jednotně servírovaným menu.
  • občerstvení je pouze doprovodní doplnění akce – recepce, raut, cocktail party, garden party. Je to méně formální způsob občerstvení s variabilnějším menu, ale méně komfortním způsobem konzumace.
  • pracovní akce – konference, , školení, pracovní snídaně, coffee speech. Jedná se od malé pohoštění.

Typ akce v návaznosti na cílovou skupinu – skladba účastníků podle :

  • věku a zájmů – pro mladé lidi, např. sportovce se liší skladba jídel, nabízí se forma lehčích a modernějších jídel,
  • pohlaví – u akcí pro ženy volíme např. středomořskou kuchyni, nebo vegerariánskou verzi pokrmů, kde bychom neměli zapomínat na vhodně zvolený doprovodní program,
  • povolání – IT segment, nebo např. asistentky, zdravotnický personál apod.

Místo uskutečnění akce  – vybíráme v návaznosti na typ akce.

  • on-premise catering – využíváme hotely nebo restaurační zařízení, sloužící přímo ke gastonomickým účelům. Jejich výhodou je, že jídlo jde z jejich kuchyní přímo na stůl ke konzumentovi a není problém udělat jakoukoliv změnu na poslední chvíli.
  • off-premise catering  –  využití jakéhokoliv jiného, negastronomického prostoru, např. prostory firmy, moderní či historické objekty, nebo catering pod širým nebem. K často používaným prostorám patří kongresové, konferenční nebo komorní sály, ale i terasy, prostory divadel či galerie.  Jídlo se dováží a servíruje profesionálním personálem.

Např. u organizace koncertu je jasně daná návaznost na klasickou koncertní síň, občerstvení je pak nutné zorganizovat v přilehlých prostorách,  tzn. volíme romantičtější dekorace, bílé klasické ubrusy, personál v bílo-černém oblečení, dekorace např. ve stylu koncertu – káva se stylových karafách, stylový mobiliář, hostesky ve stylových kostýmech atd.

U organizace koncertu  v nových, nezvyklých prostorách (např. z důvodu obsazeného koncertního sálu, finanční důvody), je nutné si prověřit dobrou akustiku, odpovídající zázemí pro  účinkující, možnost ozvučení, u konferencí možnost umístění např. tlumočnické kabiny, zda je tam požadovaný internet, zda tam nevypadává signál atd.

Úroveň akce

Jiný způsob podávání občerstvení je např. pro sportovce, nebo rodiny s dětmi, kde se  podává občerstvení např. po celodenní sportovní akci. Zde je velmi vhodné podávat občerstvení  přímo venku u sportovišť a zvolit „fast foodový“ typ občerstvení, nebo  využít  oblíbené venkovní grilování.  

Podávání a servírování cateringu pro skupinu top a middle managementu – zde je vhodné zvolit atraktivní „pochoutky“ typu ústřice, ev. zvolit některou z vyhlášených zahraničních kuchyní.

Nejrozšířenejším způsobem je podávání jídla formou rautu – důležitý je výběr, uspořádání a prostírání stolů (rautových stolků), nutná dokonalá příprava logistiky celé akce.

Smluvní podmínky a ceny

Vše je nutné ošetřit na začátku v zadávací dokumentaci, u neznámého dodavatele je vhodné si prověřit pár referencí.

  • před podpisem smlouvy je vhodné zadat počet účastníků variabilně, tzn. u položek cateringu, kde je to možné plnit pouze dle skutečně přítomných osob se bude hradit  pouze skutečně zkonzumované jídlo a vypité nápoje
  • nutno ošetřit konec akce, tzn. co zůstane po ukončení akce majetkem odběratele, co si dodavatel odveze zpět
  • sankční ošetření např. nedodání požadovaných položek (jídlo, nižší počet personálu, mobiliáře) a rovněž kvalitu jídla (může se stát, že někdo bude muset vyhledat lékaře v důsledku požití špatného jídla, tzn. dát do smlouvy sankce za kvalitu)
  • nezbytnou součástí smluvních a obchodních podmínek je dodržování všech hygienických předpisů a právních norem
  • je vhodné mít předem připravený podrobný harmonogram akce (sestaví cateringová společnost)
  • rozpočet služeb včetně dohledu nad jejich dodržováním (v případě jakýchkoliv chyb a nedostatků požadujeme jejich okamžité odstranění pod hrozbou finačních sankcí),
  • koordinaci příprav a vedení průběhu a realizace celé akce
  • supervize v den konání případně návrh na náhradní řešení (v případě jakéhokiliv možného selhání)
  • kladení důrazu na vyjednání dobrých cen v návaznosti na udržení požadované kvality

SWOT analýza

Před celou akcí je dobré udělat si tzn. SWOT analýzu – je to univerzální analytická technika, zaměřená na zhodnocení vnitřních a vnějších faktorů, ovlivňujících úspěšnost organizace nebo nějakého konkrétního záměru, např. nového produktu či služeb.

Sponzor segmentu

Zajištění dalších doprovodních služeb dle požadavku zákazníka je součástí plné verze:

  • pronájem prostor
  • audio – video service
  • doprovodný program, marketing – vystoupení hudební/taneční skupiny nebo jednotlivce, barmanská freestyle nebo kuchařská show
  • příprava a tisk materiálů, – propagační materiály, letáky, tiskoviny grafické návrhy,
  • marketingobé a dárkové předměty
  • překladatelské a tlumočnické služby – tlumočení a tlumočnická technika
  • služby fotografa – zajištění  foto dokumentace profesionálem během akce a další.


Plná verze dále obsahuje:

  • Na co nesmíte zapomenout při organizování akcí
  • Na co si dát pozor při výběru vhodné cateringové firmy
  • Jak připravit výběrové řízení a jak výběrové řízení vyhodnocovat?
  • Jak smluvně ošetřit celou akci, aby nedošlo k neplánovanýcm výpadkům?
  • Co vše by mělo být součástí nákupního procesu u cateringu?
  • Jak může vypadat objednávkový proces?
  • Vývoj na lokálním a globálním trhu
  • Jak si udělat SWOT analýzu před akcí a co se hodnotí?

Placená část

Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit.  Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.


Diskuzní forum

Nenalezeny žádné otázky.