Close

Kancelářské potřeby

Úvod

Cena položek- je toto Vaše jediné kriterium?
Znáte vedlejší náklady?
Kde je možné dále ušetřit při zachování stejné kvality?
Kde jsou rizika?

Nákup kancelářských potřeb se jeví jako triviální záležitost. Na trhu existuje řada dodavatelů, kteří dovezou kdykoliv-cokoliv. Elektronická aukce se proto jeví jako ideální způsob při výběru dodavatele.
Dostali jste fixy, které vydržely týden? Papír, který  ničí Vaše tiskárny? Tonery, které vydrží  50%  oproti dražší konkurenci? Potraviny s prošlým datem spotřeby? Děrovačky a sešívačky, které nesešívají ani neděruji? Kolik Vás stojí reklamace?
Akce je jeden z legitimních způsobů výběru dodavatele. Tato ale negarantuje, že jste nakoupili optimálně a v celkovém součtu utrácí opravdu nejméně.

Plná verze dále obsahuje:

  • Jak připravit výběrové řízení – jak zadefinovat hlavní požadavky,  a jak výběrové řízení vyhodnocovat ?
  • Nabídka vzorků, produktové listy a bezpečnostní listy.
  • Jaký je procurement proces pro nakupování segmentu kancelářských potřeb.
  • Co by měla uzavřená smlouva obsahovat a co v ní nesmí chybět ?
  • Co nepřehlédnout a na co si dát pozor při výběru dodavatele
Sponzor segmentu

Placená část

Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit.  Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.


Placená část

Kancelářské potřeby jsou nezbytnou součástí základního vybavení kanceláře.
Jednoznačné vymezení sortimentu tohoto segmentu není vymezeno, obecně lze tuto komoditu chápat jako veškerý spotřební sortiment, který se rychle spotřebovává nebo opotřebovává a pravidelně nakupuje, tedy zboží krátkodobé spotřeby. Počínaje klasickým kancelářským papírem, který je i v současné době elektronizace stále nepostradatelný, přes drobný kancelářský materiál typu děrovaček, sešívaček, nůžek, lepidel, obálek nebo potřeb pro archivaci. Své místo zde mají i tiskopisy, razítka, prezentační potřeby, diáře, kalendáře nebo samolepky, tonery do tiskáren, různé elektronické pomocníky, tiskárny až po kancelářský SW. Této sortiment ryze kancelářského zboží je mnohdy doplňován o určitý sortiment potravin, jako např káva, čaj, voda, minerální vody, sušenky apod., které jsou používány pro občerstvení návštěv apod.
I tento segment, zdánlivě obyčejný a jednoznačný, má svoje specifika nákupu. Jedním z klíčových parametrů je dohoda o sortimentu, který bude firma běžně nakupovat, položek, které se nakupují výjimečně a položky, které jsou majetkem zaměstnanců. Současně  lze přirozeně jednat o cenových, komerčních, dopravních a jiných službách, které mohou ovlivnit konečné náklady firmy v tomto segmentu.

Historie a vývoj segmentu
V posledních letech se stále předpovídá, že éra papíru končí, zejména v návaznosti na tzv „paperless office“. Skutečností však je, že spotřeba papíru neustále stoupá a je dokázáno, že text čtený z papíru vnímají lidé lépe než z počítačových obrazovek a o třicet procent si ho i lépe pamatují.
Do první poloviny 90. let byl sortiment poměrně omezený a nejvíce se nabízely položky typu obálek, papíru, děrovaček, sešívaček, obalového a archivačního materiálu, ubrousků a toaletního papíru.
V 90. letech dochází k utváření velkých, často nadnárodních, řetězců s kancelářskými potřebami a tento trend se udržel do současnosti. Postupně prodejci kancelářských potřeb začali rozšiřovat svůj sortiment a začali nabízet i produkty, které přímo nepatří do kancelářského sortimentu, ale které kanceláře využívají. Jedná se o potraviny (pitný režim a drobné pohoštění), hygienické produkty (čistící a úklidové prostředky), kancelářskou techniku (tiskárny, náplně a drobné náhradní díly do tiskáren, skartovací stroje, kopírovací stroje, vazače a další), menší kancelářský nábytek (židle, skříňky), někteří i kancelářský SW. Novinkou posledních let jsou ekologické produkty.
Dle sdělení Asociace renovátorů České republiky (CRRA) je hnací silou celého segmentu IT integrace a automatizace průmyslu. Největší přínos růstu segmentu kancelářských potřeb má dosahovat odvětví tonerových a inkoustových kazet pro tiskárny a kopírovací stroje. Odvětví tonerů a inkoustů má růst až do roku 2019 tempem celých 9%.
Zásadním inovativním trendem celého odvětví je směřování k zelené (ekologické) produkci. Odvětví tonerových kazet směřuje k renovacím tonerových kazet, ostatní odvětví směřují k využívání materiálů získaných recyklací.

Popis a specifika segmentu
Dnešní doba se vyznačuje značnou konkurencí ve zmíněném oboru. Nabídka je široká, poptávka omezená. Produkt stejné kvality, funkčnosti a ceny Vám nabídne více dodavatelů, i když pod jinou značkou (výrobcem).
Odběratelé si vybírají dodavatele především formou výběrových řízení. Pro zefektivnění, transparentnost a zautomatizování nákupních procesů se čím dál častěji využívá software pro e-procurement (elektronická tržiště, elektronické aukce, e-marketplace). Jedná se o nejpřehlednější nástroje pro kontrolu nákupů, snižování nákupních cen, získávání nových dodavatelů a povědomí o nových produktech.
Základním kriteriem pro výběr vhodného dodavatele je příznivá cena, rozsah nabízeného sortimentu a kvalitní zákaznický servis (rychlost dodávek, kvalita nabízených výrobků, dopravné a balné, splatnost faktur, atd.)

Cena – všichni se na začátku orientujeme na vizuálně příznivou cenu. Ale je to skutečně jednoznačné a nejlepší stanovisko? A co když nakoupíme např. cenově velmi příznivé varné konvice, ale již při prvním vaření zjistíme, že kafe, zalité vodou z této konvice nám zrovna chutnat nebude? Na reklamaci je již pozdě, neboť dodavatel nám dodat přesně „co jsme chtěli“, resp. co jsme si zadefinovali a za úplně „nejlepší“ cenu na trhu. V celkových nákladech a čase, který strávíme případnou další administrativou a reklamací se nám náš pracovní čas skutečně nezúročí. Z toho vyplývá, že nákup nejlevnějšího zboží (které odpovídá zadání) nemusí splňovat kvalitativní očekávání nebo standard zákazníka. Takže v každém případě je na začátku velmi důležitá podrobná a přesná specifikace zadání, neboť ne každý nejlevnější nákup je skutečně tím nejlepším. Přesný technický popis můžeme podpořit ještě dalšími informacemi, kterými jsou např. bezpečnostní a produktové listy, vyžádání si vzorků apod.

Cenu nám přímo ovlivňují i náklady na obalový materiál a dopravu, která je v tomto segmentu častá a pravidelná, i splatnost faktur. Nepřímý vliv na cenu má kvalita zboží a záruky (časté reklamace) a další nekvalitní péče o zákazníka.

Klasickým modelem pro tvorbu cen dodavatele je cena dodávaného materiálu včetně všech přímých i nepřímých nákladů, která je zvýšená o zisk dodavatele. Narušením tohoto modelu, nebo snížením stanoveného zisku by se mohl dodavatel dostat do finančních ztrát, které by určitě nechtěl. My ale musíme brát v úvahu i celkovou situaci na trhu, kde je pro nás klíčová nejen jeho cena, ale i přínos jeho služeb. Takže šetřit ano, ale smysluplně.

Rozsah nabízeného sortimentu – preferuje se uzavření rámcové smlouvy s 1 dodavatelem, který dokáže zabezpečit kompletní dodávku všech požadovaných položek. Dodavatel od nás dostává určitou záruku odběrů na celé smluvní období, což jej zároveň může motivovat k vyšší efektivitě spolupráce. Pro nás je to příležitost k vyjednání lepších podmínek pro spolupráci.

Kvalitní zákaznický servis – u tohoto segmentu, vzhledem k mnoha položkám pro objednávání, je vhodné nastavit on-line internetový nákupní katalog. Na to navazuje i zavedení elektronické fakturace (možný import dat z elektronických faktur – hlavně když se měsíčně jedná o hodně položkové faktury).  Tyto služby šetří náš čas, energii i peníze. Efektivní způsob nakupování, při kterém jsou využitelné služby dodavatele, spojené s rychlou a bezpečnou dodávkou kancelářských potřeb až na místo určení, dokonale nahradí naše oddělení MTZ, tedy sklady a hromadění zásob.

Dobrý dodavatel se pozná i poskytnutím kompletnosti služeb, např. adekvátních záruk, v případě potřeby poskytnutím odborných instalací, záručního a pozáručního servisu případně dodávek nestandardního zboží na zakázku, bezproblémové možnosti reklamace, doplňkových služeb, poskytnutí případného brandingu, a pod.)

Můžeme však jednat i o jiných službách.  Nákup tohoto sortimentu vyžaduje sklad a určitý management skladu. Kolik takový sklad a jeho management stoji?  Můžeme tedy sklad minimalizovat např. na běžnou spotřebu 1 týdne a požadovat „just in time“ dodávky do 24hod.

Lze minimalizovat běžný sortiment. Známe situace, kdy někteří pracovníci firmy stráví hodiny pracovního času  vybíráním atraktivních položek z katalogu, zejména těch, které jsou sponzorovány dárkem (hrníček, pastelky apod.). Limitovaný sortiment též znemožní zneužívání dodávek pro nákup školních potřeb apod.  Nestandardní položky mohou být nakupovány zvláštní objednávkou.

Určitou úsporou může být i např. měsíční zpětná fakturace. Náklady na zpracování jedné faktury mohou mnohé překvapit. Tedy snížení počtu zpracovávaných faktur může v konečném součtu znamenat zajímavou částku.

Dopravní náklady. U mnohých firem je samozřejmostí, že zboží doručí až do kanceláře. Nic však není zadarmo. Mnohdy je proto zajímavé otevřít s dodavatele diskuzi na téma, kolik % je v ceně zboží kalkulováno na dopravu.

Nákup zboží od chráněných dílen. Je zde velké riziko, že dodavatel nemá potřebnou licenci a tak se vystavujete rizikům zpětného postihu od finančních úřadů.  Fakturace přes chráněnou dílnu znamená poměrně velké riziko, nehledě k etickým principům, kdy mnohdy se jedná o zcela zjevné účelové nebo podvodné jednání dodavatele. Pokud chce firma využívat odpočtu za zaměstnávání invalidů, potom si zcela jistě najde příležitost, jak toto realizovat legálně.

SWOT analýza

Před nákupem avýběrem dodavatele je vhodné udělat si tzn. SWOT analýzu – je to univerzálníanalytická technika, zaměřená na zhodnocení vnitřních a vnějších faktorů,ovlivňujících úspěšnost výběru dodavatele, nového produktu či služeb.

Pro efektivní nákup mějte na paměti:

  • garanci dlouhodobé cenové stability, vč. přehledného systému dohodnutých, či akčních slev
  • celkovou péči o zákazníka ze strany dodavatele, to znamená prodej služby, ne pouhých předmětů (záruky, dodávky, příp. dodávky nestandardního zboží na zakázku, kompletnost služeb, odborná instalace, záruční i pozáruční servis, možnost reklamace, doplňkové služby, případný branding, apod.)
  • nákup prostřednictvím přímého, na míru upraveného, internetového obchodu
  • jednodušší elektronickou fakturaci (řádné zabezpečení přenosu daňových dokladů, elektronický podpis apod.)
  • optimalizaci nákupního procesu, odborné poradenství a konzultaci

A nezapomínáme ani na zaměstnance:

  • ergonomii v kanceláří – týká se to jak pomůcek, tak i vhodnou výbavou kanceláře (např. židle, různé opěrky atd.), nebo vhodné řešení pracovního místa
  • příjemné prostředí kanceláře – pro odpočinek je velmi vhodná přestávka u šálku dobré kávy s použitím vlastního kávovaru
  • správným výběrem kancelářských potřeb lze výrazně šetřit životní prostředí (neuvolňují se toxické látky). I tyto drobnosti, které nás každodenně obklopují, můžeme nakupovat s ohledem na životní prostředí. Kritéria, která nám mohou
  • pomoci se rozhodnout, jsou například materiálová a energetická náročnost výroby, recyklovatelnost, biologická rozložitelnost, zdravotní (ne)závadnost, transportní vzdálenost od výrobce ke spotřebiteli

Diskuzní forum

Nenalezeny žádné otázky.