Máte přehled o uzavřených smlouvách?

Mate centrální evidenci smluv?

Jakou funkcionalitu Vám centrální databáze nabízí?

Proč smlouvy řídit?

Řízení (management) smluv je nezanedbatelnou součástí práce Procurementu. Základem je centrální databáze, ve které jsou evidovány podstatné údaje o každé jmenovité  smlouvě  a současně scan vlastní smlouvy.

Vlastní databáze by měla nabízet určité funkcionality, které umožní přípravu a včasnou reakci na určité stavy a potřeby spojené s další spolupráci s dodavatelem. Je nezbytné mít plnou kontrolu nad evidovaými smlouvami, tj kdo má ke smlouvám přístup, kdo může evidenční data zadávat, upravovat apod.

Jedná se tedy o:

• Automatizaci  administrace smluv
• Centralizaci informací a evidenci soft kopií
• Ochranu dat a informací
• Reporting

Více informací, možnost zaslat dotaz nebo iniciovat diskuzi na Vaše téma získáte v placené verzi.

Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit.  Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.

Není zcela běžné a obvyklé, aby byl ve společnosti určen pracovník, který je odpovědný za centralizaci podepsaných smluv. V některých případech jsou smlouvy centralizovány v sekretariátu nebo právním oddělení, nicméně se většinou jedná o pouze o shromažďování podesaných dokumentů a jejich další archivaci.

Je dobrou zkušeností vytvořit databázi všech podepsaných subdodavatelských kontraktů a tuto využívat jako základní zdroj informací pro další práci.

Z hlediska vlastního řízení smluv se jedná o 4 základní činnosti:

1. Automatizaci  administrace smluv.

Každá smlouva má svoji platnost, obsahuje komerční a záruční podmínky. Databáze, ve které jsou smlouvy centralizovány, by tedy měla umožňovat automatické hlídání platnosti. Je bohužel běžnou praxí, že dodávky zboží nebo služeb jsou mnohdy realizovány na základě prošlých smluv, nebo odpovědní pracovníci opomenou včas iniciovat proces prodloužení smlouvy nebo nového výběrového řízení. 

Databáze by tedy měla umožňovat:

• Smluvní strany: selekce dle dodavatelů
• Datum podpisu: chronologické řazení podepsaných smluv
• Datum terminace smlouvy: nastavení včasného upozornění na termín ukončení platnosti

2.) Centralizaci informací a evidenci soft kopií

Komoditní skupinu: rychlé vyhledávání dle typu dodávaného zboží/ služby

Propojení na databázi povolených dodavatelů: terminace smluv s nepovolenými dodavateli

Propojeni na seznam objednávek: smlouvy bez objednávky= bez realizovaných plateb

Ujednané podmínky jsou reflektovány v objednávkách

Propojení na personální systém: smlouvy jsou podepsané kompetentní osobou

Propojení na  databázi reklamací

3.) Ochranu dat a informací

4.) Reporting