Close

P2P Process (purchase to pay)

Úvod

Víte, v jakém stavu máte svůj nákup?

Víte, kolik Vás stojí nákup?

Kdo- co- by měl dělat?

Co kontrolovat?

Přes odd. Procurementu by měla být realizována naprostá většina objednávek  společnosti. Proces nákupu  (P2P) popisuje úkony, které jsou zásadní  pro efektivní řízení nákladů firmy a to od okamžiku, kdy vznikne určitý záměr nebo úmysl určité zboří nakoupit až po platbu za dodané zboží.   Máte takové interní instrukce k dispozici a implementovány? Jsou respektovány? Víte, jaké % finančního objemu, které komodity nebo služby jsou objednávány mimo Váš nákupní systém, za jakých okolností a který z Vašich zaměstnanců tak činí?

Víte, kolik Vás stojí Váš nákup?  Pro mnohé může býta tato otázka úsměvná.  Kdo počítá náklady spojené s nakupováním v soukromém životě?  Ve společnostech mnozí kalkulují mzdové náklady na pesonální obsazení oddělení Procurementu, náklady na vybavení a provoz tohoto úseku. Jsou to opravdu veškeré náklady spojené s nákupem? Je možné  náklady na nákup snižovat?

Rozdělení kompetencí je jednou z důležitých podmínek řízeni P2P procesu. Věnovali jsme proto této problematice zvlaštní kapitolu. Smyslem je v maximální míře omezit rizika spojená s rozhodováním resp řízením jednotlivých fází P2P formou zapojení více osob z různých oddělení.

Součástí každého procesu je i nastavení určitých kontrolních bodů a kritických parametrů, které identifikují stavy vymykající se očekávanému stavu.  

Více informací, možnost zaslat dotaz nebo iniciovat diskuzi na Vaše téma získáte v placené verzi.

Sponzor segmentu

Placená část

Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit.  Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.


Placená část

Forma a způsob práce oddělení Procurementu se mohou lišit v závislosti na prioritách, investicích, organizačnímu uspořádání, kompetencích atd. v jednotlivých společnostech. Pokud však chceme obecně hovořit o řízeném procesu nákupu (P2P což znamená Purchase to Pay), je nezbytné zaměřit svoji pozornost na několik zásadních podmínek:

  1. vytvořit a zlepšovat podmínky pro implementaci P2P – interní firemní kultura- respekt všech zaměstnanců k platným instrukcím a plná podpora managementu.
  2. řešit personální obsazení oddělení nákupu osobami, které jsou nositeli jak odborných znalostí, tak i etických hodnot.
  3. jasné rozdělení kompetencí uvnitř společnosti
  4. formální delegace kompetencí na jednotlivé osoby
  5. vytvoření a implementaci standardů/ procesů vztažených k procesu nákupu.
  6. zajistit součinnost ostatních oddělení a provázat nákupní procesy s procesy a kompetencemi spolupracujících oddělení
  7. přizpůsobit interní IT systémy v intencích bodů 3,4,8  tj vč přístupových práv k jednotlivým modulům a výstupním/ kontrolním  reportům
  8. nastavení kontrolních reportů, které identifikují nestandardní nebo rizikové stavy.

Podmínky pro  implementaci P2P

Přestože je možné chápat body 1a 2  jako podmínky, které přímo nesouvisí s procesem P2P a které jsou obecně platné pro všechny oblasti řízení společnosti, jsou pro oblast Procurementu velmi důležité.  

Implementace  P2P je  v řadě případů  motivována zjištěním managementu:

„Kolik nás nákup vlastně stojí ?“

Analýzou všech spojených nákladů, tj času a úsilí všech zúčastněných osob a finančních ztrát způsobených neodborností, pochybením  nebo zanedbáním, je  většinou zjištěna překvapivě vysoká cena.

Tyto interní náklady však mohou být reálně sníženy a řízeny kvalifikovaně vedeným Procurementem  s využíváním všech dostupných technických nástrojů/ aplikaci a dat.

Existuje řada společností, ve kterých je nákup vnímán pouze formálně, jako oddělení s určitými, formálně delegovanými kompetencemi, nicméně výběr dodavatele, cenová jednání nebo podpis smlouvy jsem prakticky prováděny osobami bez odpovídající delegace/ kompetence. V takovém případě jsou vložené investice do oddělení Procurementu ve velké míře zmařeny. Zásadní podmínkou je tedy i plná podpora managementu, vůle proces P2P implementovat a respektovat a vytvoření odpovídajícího finančního zázemí pro práci a rozvoj oddělení.

Personální obsazení oddělení Procurementu

Poměrně velkou výzvou je i obsadit oddělení profesionály, kteří rozumí své práci a navíc jsou nositeli etických hodnot. Nejedná se pouze o odolnost vůči osobním nabídkám některých dodavatelů nebo prostředníků, ale i o zásadovost a respekt k sociálním a environmentálním aspektům. Nákup od dodavatele zneužívající dětskou práci, nebo např. výrobu v prostředí bez respektu k elementárním bezpečnostním normám nebo který svojí činností negativním způsobem ovlivňuje životní prostředí,  může mít rychlý  a negativní dopad na reputaci společnosti, tedy hodnotu jejích akcií, vývoj dalších obchodních příležitostí atd.

Rozdělení kompetencí uvnitř společnosti

Určité rozdělení kompetencí, jak na úrovni oddělení, tak i konkretních osob, je jednou ze základních podmínek řízení P2P procesu. Pro oblast nákupu je nezbytné rozdělit kompetence mezi několik, nezávisle nebo odděleně  řízených oddělení/ osob . Jedná se zejména  o následující činnosti:

  • popis požadovaného zboží nebo služby, včetně vystavení požadavku
  • odsouhlasení požadavku na nákup
  • výběr dodavatele, cenová jednání, projednání smluvních podmínek
  • odsouhlasení vítězné nabídky: technická/ technologická část

                                                   Obchodní část

                                                   Finanční část

                                                   Formální-právní

  • vystavení objednávky
  • podpisu smlouvy
  • příjmu zboží/ služby
  • platby
  • reklamací

Možnou variantou je např.

(jedná se o teoretický příklad, realita musí odpovídat  organizačnímu uspořádání firmy a rozhodnutí managementu společnosti)

Formální delegace kompetencí na jednotlivé osoby

Každý zaměstnanec, který je managementem pověřen zajišťovat některou z uvedených činností, by měl obdržet oficiální písemné pověření, tzv delegační list. V tomto dokumentu je stanoveno, jaké kompetence daná osoba obdržela, tj  např. včetně podpisových limitů, , zastupitelnosti, platnosti dokumentu atd. V řadě společností je stále zaveden dokument:  popis práce, který je, do jisté míry podobný delegačnímu listu.    Součástí pravidelných kontrol by mělo být i posouzení reálného stavu resp souladu  mezi  vlastním výkonem zaměstnance a delegovanými kompetencemi.  

Popis P2P procesu

Smyslem vydání interních předpisů ke navodit stav, kdy je všem dotčeným zaměstnancům  zřejmé, jakým způsobem musí postupovat při řešení svých pracovních úkolů. V oblasti nákupu by měl popis pravidel zahrnovat veškeré činnosti od momentu analýzy nákladů resp. útraty společnosti u externích dodavatelů (tedy ve všech oblastech, kde společnost platí externímu dodavateli za nějaké služby nebo zboží) až po řešení reklamací a management dodavatelů. Vyjímkou mohou být určité specifické položky, jejichž seznam je odsouhlasen managementem firmy, kde implementace celého P2P by neměla smysl. Může se jednat např. o platby statním institucím, kde jsou stanoveny zákonné sazby. V takových případech je např nezbytné vystavit ryze formální objednávku do interního objednávkového systemu, která není zaslána poskytovatli služeb a slouží  pouze k zajistění platby a pod.

Jedná se tedy o:

  • Selekce položek vyjmutých ze standardního P2P procesu
  • Analýza útraty a plánovaných CAPEX/OPEX nákladů  (investice a provozní náklady)
  • Analýza přesných potřeb interního uživatele
  • Analýza trhu resp dostupných produktů a dodavatelů
  • Návrh strategie nákupu specifické položky, tj způsob výběru, počet členů výběrové komise, váhová kriteria atd.
  • Postup při zadávání výběrových řízení
  • Možné způsoby příjmu nabídek
  • Postup při vyhodnocování nabídek
  • Komunikace s dodavateli po vyhodnocení nabídek
  • Vystavení objednávek
  • Postup v případě podpisu smlouvy
  • Příjem zboží nebo služby (nebývá v kompetenci Procurementu)
  • Příjem faktury a platba (nebývá v kompetenci Procurementu)
  • Řešení reklamací
  • Součástí popisu P2P procesu obvykle není
  • Popis způsobu řízení interních partnerů/ interních zákazníků (oddělení, které mají alokované finanční prostředky   na nákup dané položky)
  • Způsob řízení objednávek
  • Způsob řízení smluv
  • Způsob řízení kvality dodavatelů
  • Způsob řízení kvality práce oddělení Procurementu
  • Reporting a kontrolní mechanizmy
  • Pravidla pro nastavení interních nákupních systémů/ aplikací

Tyto procesy jsou sice úzce provázány s procesem P2P, nicméně nejsou jeho přímou součástí. Popis těchto procesů, uživatelské manuály k aplikacím, které tyto procesy podporují, přístupová práva k informacím, kontrolní mechanizmy atd., bývají součástí úplné dokumentace a předpisů.

Je přínosné, pokud je popis procesu nákupu doplněn o grafické znázornění, např  formou flowchartu. Tato forma slouží k rychle orientaci v celém procesu a identifikaci kontrolních bodů a kompetentních oddělení.

Jako příklad uvádíme základní obecné schema:

Jako každý jiný interní dokument, i pravidla nákupu resp popis procesu P2P by měl mít určitou platnost a majitele (osobu, která odpovídá za aktualizaci, evidenci změn a dostupnost dokumentu) Pracovníci oddělení nákupu by měli být  pravidelně seznamováni s aktuální verzí, která by měla být těmito pracovníky podepsána. Tím je zajištěno, že jsou všichni pracovníci nákupu s aktuální verzí seznámeni a je tím vytvořen předpoklad, že bude proces plně respektován.

Zajistit součinnost ostatních oddělení a provázat nákupní procesy s procesy a kompetencemi spolupracujících oddělení.

Základem jakékoliv spolupráce je respekt k interním pravidlům a komunikace. Je zajímavé, že toto bývá kritickým bodem pro úspěšnou práci Procurementu. Interní firemní kultura a způsob řízení společnosti proto zásadně ovlivňují výkon a výsledky  oddělení.

V této souvislosti je důležité formulovat  způsob řešení případů, kdy je finanční závazek společnosti učiněn nekompetentní osobou. Takové jednání by mělo být řešeno jako zavažné porušení pracovní kazně a jako takové následně discipliárně řešeno managementem firmy. Nejedná se pouze o rizika vzniklá, mnohdy úzkým pohledem, na řešení daného obchodního případu,  ale o celkovou strategii a koncepci nákupu. Je tedy zřejmé, že sekundární škody mohou výrazně převýšit „výhodnost“ jedné jmenovité nabídky.

Přizpůsobit interní IT systémy v intencích bodů 3,4,8  tj. včetně přístupových práv informacím a  jednotlivým modulům.

Přístup k interním informacím je jednou z klíčových oblastí, které je nezbytné řešit, zejména přístup k datovým záznamům v interních informačních systémech. Informace mají hodnotu a to jsou Vaše peníze. Téměř každá aplikace obvykle nabízí možnost nastavit uživatelská práva, tj data editovat nebo zadané  informace pouze číst. Uvedená matice je pouze příkladem, nikoliv řešením, které by mělo vždy odpovídat kompetencím jednotlivých oddělení a osob.

Udělení práv je citlivou záležitostí, mnozí pracovníci se mohou cítit dotčeni, že nejsou příjemci všech informací.  Nicméně, je třeba si uvědomit možná rizika vzniklá únikem informací a následné škody, tedy jedná se o oblast, kde je nezbytné uvažovat reálně a rozhodnout bez sentimentu.  Součástí udělování práv je tedy i úzká spolupráce s personálním oddělením a pravidelná aktualizace nastavení systému dle platného organizačního řádu. V případě úniku informací lze, do jisté míry identifikovat okruh osob, které informace zneužili a to na základě analýzy realizovaných přístupů nebo pokusů o přístup z konkrétního počítače do určitého modulu v určitém časovém úseku. Toto však již přímo souvisí s interními bezpečnostními pravidly, které nebývají v kompetenci oddělení Procurementu.

Nastavení kontrolních reportů, které identifikují nestandardní nebo rizikové stavy.

Nastavení kontrolních mechanizmů je nezbytnou součástí  každého procesu. Je rozhodnutím každé firmy, jaké informace resp fáze považuje za natolik důležité, že je monitorování stavu žádoucí. V každém případě by však měl být zdroj kontrolních reportů objektivní a nezávislý, např. výstup z interních systémů.  Výstupní data by měla být porovnána s očekávaným stavem. Jakékoliv odchylky by měly být analyzovány. Výsledkem by měla být  eliminace příčin.

Následně uvádíme několik příkladů možných reportů.

Diskuzní forum

Nenalezeny žádné otázky.