Close

Forma Procurementu

Úvod

Zásobování-nákup (Procurement). Kde je rozdíl?


Kdo má jaké kompetence?


Jaké jsou kontrolní mechanizmy?

Zásobování-Nákup- Procurement mají mnohé společné. Společným úkolem je zajistit dodání určitého zboží v určitém čase na určité místo. Zásobovací oddělení obvykle reaguje na požadavky provozních nebo výrobních úseků, Procurement je organizací, která by měla být pro-aktivní, měla by být nositelem znalostí, inovací a garantem efektivního a transparentního nákupu. Lze tedy hovořit o vyšší formě linie Zásobování-Nákupu – Procurementu.

Jednou ze základních charakteristik transparentnosti v nákupu je problematika rozdělení kompetencí a to až v úrovni jednotlivých osob. Transparentnost neznamená pouze, že vlastní výběr dodavatele byl realizován určitou, předem schválenou formou, ale zejména to, že způsob řízení obchodního případu (nákupu), tj. od vzniku požadavku až po příjem, úhradu, případně reklamaci dodávky byl proveden dle platných standardů společnosti a současně i kompetentními pracovníky. V praxi to znamená, že každá část procesu je odpovědností jiného oddělení i osoby, která garantuje nezávislost, kvalitu a úplnost odvedené práce. V každé organizaci by měly být proto tyto kompetence jasně definovány a jejich respektování by mělo být přirozenou součástí interní kultury každé firmy.

Procurement je řízený, jasně definovaný a kontrolovatelný proces nákupu. Řízení těchto procesů je zajišťováno zejména formou individuálně nastavených interních systémů a kontrolních reportů, které identifikují neobvyklé nebo rizikové stavy, případně zásahy a změny prováděných do uložených datových souborů.

Více informací, možnost zaslat dotaz nebo iniciovat diskuzi na Vaše téma získáte v placené verzi.

Sponzor segmentu

Placená část

Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit.  Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.


Úvod

Jak jsme uvedli, o žádném modelu nelze jednoznačně říci, že je vysloveně špatný, pokud je takový model v souladu s celkovou organizací koncepcí společnosti, s jasně delegovanými kompetencemi, stanoveným cílem nebo výkonnostními kriterii a současně podpořen odpovídajícím rozpočtem. Je vždy na managementu společnosti, aby stanovil tyto kriteria. Výsledkem by měl být určitý kompromis, který splňuje zadání, je procesně a „kulturně“  aplikovatelný, který je součástí celkové strategie a provozním podmínkám a může být rozpracován do formátu Vize-Mise-Strategie. Pokud hovoříme o kultuře, potom se jedná zejména o pracovní podmínky, respekt všech zaměstnanců k interním předpisům a nařízením, podpora managementu apod.


Orientace na úspory nebo na dodržování procesů (modrá osa) identifikuje  priority Procurementu. Je obtížné naplnit očekávání společnosti a splnit stanovené cíle v dosažení úspor, pokud jsou interními pravidly omezeny možnosti Procurementu ve výběru dodavatele a způsoby jednání o nákupních podmínkách. Taková omezení mohou být přirozenou součástí interních pravidel, neboť směřují např. k ochraně dobrého jména a pověsti společnosti na trhu (a např. následný dopad na hodnotu jejich akcií na trhu) nebo jsou dány vysokými nároky na řízení kvality. Za takových okolností však nemůže být Procurement stresován cílem dosažení určitých úspor. Investice do Procurementu se tedy mohou jevit jako vysoké, nenávratné nebo zbytečné. Na druhé straně, extrémní orientace na úspory umožňuje stresovat dodavatele tlakem na cenu. Je třeba potom vzít v potaz s tím spojená rizika, tj např. kvalifikace dodavatele, kvalita dodávek, způsob nákupu apod. Finanční náklady na eliminaci způsobených škod nekvalitní dodávkou mohou vysoce převyšovat rozdíl mezi běžnou tržní cenou a cenově nejvýhodnější dodávkou. Dominantní orientaci na úspory lze chápat u nákupu boží nebo služeb, které nejsou kritické pro zajištění provozu společnosti, kde lze tolerovat určité nedostatky, nebo kde je ekonomický důvod.

Vertikální osa reprezentuje rozsah kompetencí Procurementu. Tyto mají přirozený dopad na nezbytné investice (lidé, školení, technické zázemí apod.), a jejich návratnost, ale na druhé straně na rizika, které vznikají nedostatečným řízením procesu nákupu.

Kompetencemi se rozumí zejména odpovědnost za následující činnosti:

Management dat a nastavení interních Procurement systémů

Verifikace, ověření kvalifikace dodavatelů

Analýza realizované útraty a příprava strategií a projektů v jednotlivých segmentech

Příprava strategií a projektů u investičních nákupů

Poskytování odborných komerčních informací a analýz o jednotlivých segmentech

Příprava zadání výběrových řízení, návrh strategie

Realizace výběrových řízení a obchodní jednání s dodavateli

Vystavení objednávky a management objednávek

Zajištění řádné administrace podpisu smlouvy, její registrace a následný management

Řešení reklamaci

Management dodavatelů

Kvality management oddělení Procurementu

Stavení výkonnostních cílů tedy musí odpovídat reálným možnostem. Jedním z hlavních výkonnostních cílů je obvykle dosažení určitých úspor. Otázkou však je, jak jsou úspory kalkulovány. Existuje řada metodik, které mají svá pozitiva i negativa. Klíčovými oblastmi jsou

Úspory dosažené u investic.

  • Úspory dosažené u dlouhodobých kontraktů, kde se cena průběžně mění (nákup PHM apod.)
  • Úspory dosažené optimalizací nákupních procesů
  • Úspory dosažené obchodními a dopravními  podmínkami

Atd.

Pravidla, jak počítat dosažené úspory by mela být součástí interních směrnic a měla by  být v průběhu měřeného období neměnná.

Existují však další parametry, kterými lze měřit kvalitu Procurementu a která plně vypovídají o jeho práci.

Mohou to být např.

Spokojenost interních zákazníků  a spolupracujících oddělení

% defektních dodávek – kvalita řízení dodavatelů

% útraty- nákladů společnosti, které Procurement řídí a má pod kontrolou

% vyřešených reklamací v daném termínu

Závažnost nedostatky identifikované auditem a jejich odstranění v daném termínu

Atd.

Je tedy zřejmé, že vlastní nastavení kompetencí a orientace oddělení Procurementu je předmětem komplexního pohledu na reálné kapacity, znalosti, prostředí a očekávání.

Vaše případné dotazy rádi odpovíme v našem diskusním fóru nebo na základě vyžádané osobní konzultace, kterou lze domluvit  nebo objednat na e-mailové adrese info@procurement.cz




Diskuzní forum

Nenalezeny žádné otázky.