Objednávka může být učiněna nakupujícím jak písemně, tak i ústně. Formálně se jedná o výzvu nakupujícího k uzavření obchodu. Prodávající může objednávku odmítnout.  Z této formulace vyplývá, že se akceptace objednávky je věcí svobodného rozhodnutí dodavatele, které má za následek povinnost prodávajícího dodat objednané zboží nebo služby a povinnost nakupujícího za dodané zboží nebo služby zaplatit ujednanou cenu. Uzavření obchodního vztahu formou objednávky je obvyklé u jednorázových obchodů menšího rozsahu. Objednávka by měla být vždy doprovázena ujednáním o dodacích, platebních, záručních a dalších podmínkách, které jasně vymezují povinnosti jednotlivých stran.

Z hlediska procesu nákupu lze objednávky vnímat ve třech rovinách:

Formální (interní objednávky), které slouží zejména pro administrativní zpracování plateb, příjmu zboží, kontrolní činnosti apod. Takové objednávky se obvykle vystavují v případě:

Dodávky jsou realizovány na základě písemné smlouvy, která je hlavním dokumentem. Může se jednat o rámcové smlouvy s limitací objemu zboží, časové platnosti apod.

Určitá skupina zboží a služeb je vyjmuta z kompetence Procurementu a běžné administrativy.  Mohou to být např. státem určené platby nebo státem řízené ceny. (určitá část poštovních služeb, kde má Česká pošta stále monopol, apod.)

Platby platební kartou.

Ústní objednávky. Tyto mají stejnou platnost jako objednávky písemné. Je proto naprosto nezbytné, aby všichni zaměstnanci znali své kompetence a své jednání plně podřídili interním směrnicím. V případě, kdy již k ústní objednávce dojde, je vhodné, aby byla co nejdříve formálně převedena do režimu standardní objednávky, která umožňuje standardní administraci příjmu zboží/ služeb a platby, případně následné kontroly apod.  

Standardní písemná objednávka. Interní systémy firmy by měly umožňovat vystavení standardní objednávky na základě předdefinovaného vzoru. Tato objednávka by měla mít své referenční číslo a měla by obsahovat nákupní podmínky objednatele. Součástí by mělo být i jasné sdělení, že realizace dodávky bude probíhat dle nákupních podmínek objednatele. Akceptaci takové objednávky se dodavatel zavazuje dodávku realizovat dle těchto podmínek. Tímto způsobem lze významným způsobem ovlivnit rizika nestandardních platebních podmínek apod. Právo a praktická schopnost vystavit objednávku by měla být delegována výhradně na oddělení Procurementu. 

Interní systémy měly být nastaveny tak, aby bylo možné:

• identifikovat osobu, která vystavuje požadavek na nákup, vč  oddělení atd.
• identifikovat osobu, která objednávku vystavuje
• omezit práva jmenovitého nákupčího: např. finanční limit, reakční dobou, výběrem dodavatele (může vybrat pouze povoleného dodavatele apod.)
• identifikovat případy, kdy je dodávka realizována před datem vystavením objednávky a nastavit zvláštní režim vystavení takové objednávky (např dodatečný souhlas  finančního ředitele apod.)
• zamezit případům, kdy je objednávka vystavována na vyšší hodnotu než je schválen požadavek na nákup
• identifikovat případy, kdy je objednávka rozepsána na větší počet podlimitních objednávek (např objednávky ve stejném týdnu na identického dodavatele pro identické oddělení, tzv podlimitní nákupy, kdy je obcházen interní předpis o schválených kompetencí)
• identifikovat změny, ke kterým došlo po vystavení objednávky
• identifikovat rozdíly mezi cenou na objednávce a fakturou dodavatele
• nastavit platební kalendář/ termín platby dle objednávky
• platbu realizovat výhradně po potvrzení příjmu zboží/ služby

Z uvedeného vyplývá, že objednávkový modul by měl být propojen minimálně s moduly skladu- příjmu, finančního oddělní (platby) a HR (organizační )

Propojení objednávkového modulu s dalšími systémy spolupracujících oddělení může významným způsobem zjednodušit administraci došlých faktur a jejich plateb, omezit rizika a zlepšit kontrolu nad platbami.

Příklady:

• Máte schválený požadavek – máte objednávku – máte fakturu odpovídající objednávce – máte potvrzený příjem – nemusíte schvalovat platbu za korektní  fakturu. Ušetříte čas a úsilí na odsouhlasování došlé faktury a její platby, která byla již odsouhlasena formou schváleného požadavku. Běžně je do zpracování došlé faktury zapojeno 3-5 osob z různých oddělení (účtárna, žadatel, management, oddělení příjmu, Procurement…). Pokud uvažujeme 5 minut práce  každé osoby, potom administrace jedné došlé faktury znamená pracovní náklady cca 15 minut.
• Máte schválený požadavek – máte objednávku – máte rozdílnou fakturu – máte potvrzený příjem – eskalace k vyjasnění. Za reklamace je odpovědné jedno oddělení (Procurement). Rozdílné faktury nejsou proplaceny.  Výrazné omezení rizik
• Máte schválený požadavek – máte objednávku – máte fakturu odpovídající objednávce – nemáte potvrzený příjem . Zamezení zálohových  plateb nebo za reklamované zboží
• Máte schválený požadavek – nemáte objednávku – máte fakturu – máte potvrzený příjem . Zamezení plateb za služby/zboží, jejichž nákup nebyl řádně odsouhlasen. Rizika nestandardních nákupních podmínek, nedostatečného rozpočtu, nákupu nepotřebného materiálu.. atd. Tyto připady by měly být předmětem eskalace vedení společnosti a následnému disciplinárnímu řízení . Vyjímkou jsou faktury za služby, které jsou vyjmuty z běžné administrace objednávek.
• Atd.

Management vystavených objednávek je jedním z nejdůležitějších kontrolních mechanizmů, neboť garantuje zajištění bezchybných plateb dodavatelům a eliminuje rizika, že společnost zaplatí dodavateli vyšší cenu, než bylo plánováno a potvrzeno objednávkou.  Současně  je tímto umožněno navázat s dodavatelem korektní vztah založený na včasné komunikaci o zjištěných rozdílech, která může následně  uvolnit ruce Procurementu k vytváření tlaku na dodavatele , tj např. požadovat výhodnější nákupní kondice apod. Současně je též výrazně snižováno riziko, že se společnost dostane na různé seznamy nespolehlivých obchodních partnerů , které mohou poškodit dobré jméno společnosti.

Tato kontrolní činnost by měla být výlučně v kompetenci Procurementu, neboť je jedinným oddělením, které je odpovědné za komerční podmínky a za obchodní vztah s dodavatelem, viz. řízení dodavatelů.