Co lze považovat za objednávku?
Už jste nějakou dodávku zaplatili dvakrát?
Jak postupujete, ze objednávku vystavil nebo zadal zaměstnanec bez delegace k objednávání?
Jak zjednodusšit proces platby?
Jak kontrolujete správnost plateb?
Víte komu platíte?
Objednávka je zásadní dokument, kterým zákazník potvrzuje uzavření obchodní dohody. Současně je to základní informace pro účtárnu, kolik, kdy a komu zaplatit. Lze tedy říci, že vystavení objednávky je poměrně jednoduchý administrativní úkon, který navazuje na předešlé procesy. Otázkou však je, jak pohlížet např. na verbálně učiněné závazky, na platby firemni platební kartou, na platby v hotovosti apod. , tedy platby závazků bez řádné objednávky.
Základem pro řízení objednávek je nastavení jednávkového systému tak, aby nezávislé reporty identifikovaly takové případy a ty byly následně validním podnětem pro úpravu Interních nákupních procesů a pravidel.
Více informací, možnost zaslat dotaz nebo iniciovat diskuzi na Vaše téma získáte v placené verzi.
Pro zobrazení plné verze segmentu je nutné se přihlásit. Pokud ještě nejste členem AP, zaregistrujte se.
Objednávka může být učiněna nakupujícím jak písemně, tak i ústně. Formálně se jedná o výzvu nakupujícího k uzavření obchodu. Prodávající může objednávku odmítnout. Z této formulace vyplývá, že se akceptace objednávky je věcí svobodného rozhodnutí dodavatele, které má za následek povinnost prodávajícího dodat objednané zboží nebo služby a povinnost nakupujícího za dodané zboží nebo služby zaplatit ujednanou cenu. Uzavření obchodního vztahu formou objednávky je obvyklé u jednorázových obchodů menšího rozsahu. Objednávka by měla být vždy doprovázena ujednáním o dodacích, platebních, záručních a dalších podmínkách, které jasně vymezují povinnosti jednotlivých stran.
Z hlediska procesu nákupu lze objednávky vnímat ve třech rovinách:
Formální (interní objednávky), které slouží zejména pro administrativní zpracování plateb, příjmu zboží, kontrolní činnosti apod. Takové objednávky se obvykle vystavují v případě:
Dodávky jsou realizovány na základě písemné smlouvy, která je hlavním dokumentem. Může se jednat o rámcové smlouvy s limitací objemu zboží, časové platnosti apod.
Určitá skupina zboží a služeb je vyjmuta z kompetence Procurementu a běžné administrativy. Mohou to být např. státem určené platby nebo státem řízené ceny. (určitá část poštovních služeb, kde má Česká pošta stále monopol, apod.)
Platby platební kartou.
Ústní objednávky. Tyto mají stejnou platnost jako objednávky písemné. Je proto naprosto nezbytné, aby všichni zaměstnanci znali své kompetence a své jednání plně podřídili interním směrnicím. V případě, kdy již k ústní objednávce dojde, je vhodné, aby byla co nejdříve formálně převedena do režimu standardní objednávky, která umožňuje standardní administraci příjmu zboží/ služeb a platby, případně následné kontroly apod.
Standardní písemná objednávka. Interní systémy firmy by měly umožňovat vystavení standardní objednávky na základě předdefinovaného vzoru. Tato objednávka by měla mít své referenční číslo a měla by obsahovat nákupní podmínky objednatele. Součástí by mělo být i jasné sdělení, že realizace dodávky bude probíhat dle nákupních podmínek objednatele. Akceptaci takové objednávky se dodavatel zavazuje dodávku realizovat dle těchto podmínek. Tímto způsobem lze významným způsobem ovlivnit rizika nestandardních platebních podmínek apod. Právo a praktická schopnost vystavit objednávku by měla být delegována výhradně na oddělení Procurementu.
Interní systémy měly být nastaveny tak, aby bylo možné:
Z uvedeného vyplývá, že objednávkový modul by měl být propojen minimálně s moduly skladu- příjmu, finančního oddělní (platby) a HR (organizační )
Propojení objednávkového modulu s dalšími systémy spolupracujících oddělení může významným způsobem zjednodušit administraci došlých faktur a jejich plateb, omezit rizika a zlepšit kontrolu nad platbami.
Příklady:
Management vystavených objednávek je jedním z nejdůležitějších kontrolních mechanizmů, neboť garantuje zajištění bezchybných plateb dodavatelům a eliminuje rizika, že společnost zaplatí dodavateli vyšší cenu, než bylo plánováno a potvrzeno objednávkou. Současně je tímto umožněno navázat s dodavatelem korektní vztah založený na včasné komunikaci o zjištěných rozdílech, která může následně uvolnit ruce Procurementu k vytváření tlaku na dodavatele , tj např. požadovat výhodnější nákupní kondice apod. Současně je též výrazně snižováno riziko, že se společnost dostane na různé seznamy nespolehlivých obchodních partnerů , které mohou poškodit dobré jméno společnosti.
Tato kontrolní činnost by měla být výlučně v kompetenci Procurementu, neboť je jedinným oddělením, které je odpovědné za komerční podmínky a za obchodní vztah s dodavatelem, viz. řízení dodavatelů.
Designed by Pavel Podolský - Powered by Wordpress
Copyright © 2016 Asociace procurementu. All rights reserved.